Günümüzde işletmelerin yaptığı işlerin neredeyse tamamı bilgisayarlar ve dijital sistemler üzerinden yürütülüyor.
Bir grafikerin hazırladığı tasarımlar, muhasebecinin kayıtları, finans departmanının listeleri ve raporları, tekstil atölyesinin insan kaynakları bilgileri, bir kimya firmasının formülleri, ajansların müşterileri için hazırladığı çalışmalar veya bir oto galerinin müşteri listeleri…
Bunların tamamı işletme açısından önemli veriler.
Bu nedenle bize göre bir bilgisayarda bulunan her işletme verisi, yedeklenmesi gereken veri olarak değerlendirilmelidir.
Çünkü bilgisayar çalıştığı sürece veriler güvende gibi görünür. Ancak disk arızası, elektrik problemi, kullanıcı hatası, zararlı yazılım veya başka bir sistem sorunu yaşandığında durum bir anda değişebilir.
İşte bu nedenle veri yedekleme, bilgisayar bozulduğunda düşünülecek bir işlem değil, bilgisayar bozulduğunda verilerin işletmeyle birlikte kalmasını sağlayan bir güvenlik önlemidir.
İşletmelerin Yedekleme Konusunda Yaptığı En Büyük Hata
Teknik servis ziyaretlerimizde en sık karşılaştığımız durumlardan biri, işletmelerin yedekleme konusuna yeterince önem vermemesi. Bazı firmalarda yedekleme tamamen çalışanların sorumluluğuna bırakılıyor.
Örneğin;
“Her cuma herkes kendi bilgisayarının yedeğini alsın.”
deniliyor.
Fakat günlük iş yoğunluğu içerisinde bu işlem zamanla unutulabiliyor veya ertelenebiliyor. Bir süre sonra işletme yedek aldığını düşünmeye devam ediyor ancak gerçekte güncel bir yedeğe sahip olmayabiliyor. Buradaki problem yalnızca yedekleme işleminin yapılmaması değil.
Yedeklemenin düzenli, kontrollü ve gerçekten çalışıyor olduğunun takip edilmemesi.
Harici Disk ile Yedekleme Yeterli mi?
Küçük işletmeler için harici HDD veya SSD kullanılarak manuel yedekleme yapmak oldukça ekonomik ve uygulanabilir bir çözüm olabilir. Ancak bunun bazı riskleri vardır. Örneğin bir çalışan harici diski bilgisayarına bağlayıp yedeğini almayı unutabilir. Ya da yedekleme yapılırken bazı dosyalar gözden kaçabilir. Bunun yanında kullanılan harici diskin kendisi de bozulabilir.
Özellikle mekanik HDD kullanılan taşınabilir disklerde bu risk daha dikkatli değerlendirilmelidir. Sabit duran bir mekanik diskin sürekli hareket ettirilen ve taşınan bir harici diske göre fiziksel darbe ve hareket kaynaklı riskleri daha düşük olabilir.
Bu nedenle:
“Yedeğim harici diskte.”
demek tek başına yeterli değildir. Harici diskin de sağlıklı olması, güvenli bir yerde saklanması ve yedeğin gerçekten güncel olduğunun kontrol edilmesi gerekir.
Tek Bir Yedek Yeterli mi?
Burada tek bir doğru cevap vermek mümkün değil.
İşletmenin çalışma şekli, verinin önemi ve günlük veri değişim miktarı yedekleme planını belirlemelidir. PCM Bilişim olarak küçük işletmelerde minimum aylık düzenli yedekleme yaklaşımını öneriyoruz. Ancak örneğin her gün çok sayıda yeni dosyanın oluşturulduğu bir işletmede ayda bir yedek almak yeterli olmayabilir. Günlük veri üretimi yüksek olan firmalarda daha sık ve mümkünse otomatik yedekleme sistemleri tercih edilmelidir.
Ayrıca yedek alınan ortamın güvenliği ve kullanılan diskin sağlık durumu da takip edilmelidir.
Çünkü:
Bozuk bir diskte bulunan yedeğin, yedekleme açısından hiçbir faydası yoktur.
Harici Disk, NAS ve Server Yedekleme Arasındaki Farklar
İşletmelerin büyüklüğü ve çalışma şekli değiştikçe kullanılabilecek yedekleme yöntemleri de değişir.
Harici HDD veya SSD
En basit ve düşük maliyetli çözümlerden biridir.
Yedekleme çoğunlukla manuel olarak gerçekleştirilir.
Küçük işletmeler ve az miktarda veri bulunan sistemler için uygun olabilir.
Ancak yedeklemenin düzenli yapılması ve diskin güvenli şekilde saklanması gerekir.
NAS Sistemi
NAS, işletmenin ağında bulunan ve dosya depolama/yedekleme amacıyla kullanılabilen özel bir depolama sistemidir.
Harici diske göre en önemli avantajlarından biri yedekleme işlemlerinin otomatikleştirilebilmesidir.
Örneğin işletmedeki bilgisayarların belirli klasörleri her gün otomatik olarak NAS sistemine yedeklenebilir.
Bu sayede yedekleme işleminin tamamen çalışanların hatırlamasına bırakılması gerekmez.
NAS sistemleri de sürekli çalışmaya uygun donanım ve yapılandırmalarla kullanılabildiği için işletmelerde merkezi yedekleme için avantajlı bir çözüm olabilir.
Server ile Merkezi Yedekleme
Daha büyük işletmelerde server sistemi kurulması ve bilgisayarların merkezi bir yapı üzerinden yönetilmesi daha uygun olabilir.
Bu sistemlerde hangi bilgisayarın hangi verilerinin ne zaman yedekleneceği belirlenebilir.
Örneğin;
Muhasebe bilgisayarı → Her gün 20:00
Finans bilgisayarı → Her gün 20:30
Yönetim bilgisayarı → Her gün 21:00
gibi yedekleme takvimleri oluşturulabilir.
Böylece çalışanların tek tek yedekleme yapmayı hatırlaması gerekmez.
Küçük İşletmeler İçin Yedekleme Çözümü
3-5 bilgisayarlı küçük işletmelerin her zaman büyük bir server yatırımına ihtiyacı olmayabilir.
Bu tür firmalarda işletmenin veri miktarına ve çalışma şekline göre;
- Harici HDD/SSD
- Düzenli manuel yedekleme
- PCM tarafından alınan ve saklanan yedekler
- Bulut yedekleme
gibi farklı çözümler değerlendirilebilir.
Burada önemli olan işletmenin gerçekten ihtiyacı olmayan pahalı bir sistem kurmak değil, ihtiyacına uygun ve sürdürülebilir bir yedekleme sistemi oluşturmaktır.
Büyük İşletmeler İçin Otomatik Yedekleme
Bilgisayar sayısı arttıkça manuel yedekleme daha zor hale gelir. 20, 30 veya daha fazla bilgisayar bulunan bir işletmede her çalışanın kendi bilgisayarının yedeğini düzenli olarak almasını beklemek oldukça riskli olabilir.
Bu nedenle daha büyük işletmelerde;
NAS + otomatik yedekleme
veya
Server + merkezi yedekleme
gibi çözümler tercih edilebilir. Böylece sistem yöneticisi veya teknik servis tarafından belirlenen yedekleme planı otomatik olarak çalışabilir.
PCM Bilişim’de İşletmelere Yedekleme Çözümleri
İşletmenin büyüklüğüne, kullandığı sistemlere ve veri miktarına göre farklı çözümler sunuyoruz. Bazı müşterilerimizde düzenli bakım anlaşması kapsamında her ay işletmeyi ziyaret ediyor ve yedeklemelerini kontrol ediyoruz. İşletmeye özel hazırladığımız alanlarda yedekleri saklayabiliyoruz.
Dileyen müşterilerimizde ise yedekleri alıp işletmede bulunan server veya disk sistemlerinde saklıyoruz. Daha büyük işletmelerde NAS veya server tabanlı otomatik yedekleme sistemleri kurabiliyoruz.
Bazı müşterilerimiz için ise bulut tabanlı yedekleme çözümleri kullanıyoruz. Yani her işletmeye aynı sistemi önermek yerine, işletmenin ihtiyacına göre yedekleme planı oluşturuyoruz.
👉 Kurumsal ve Bireysel Teknik Destek
Yedek Almak Kadar Yedeği Kontrol Etmek de Önemli
Bir yedekleme sisteminin çalışıyor görünmesi, gerçekten güvenli bir yedeğiniz olduğu anlamına gelmez.
Düzenli kontrollerimiz sırasında;
- Yedekler alınmış mı?
- Son yedekleme ne zaman yapılmış?
- Yedekleme işlemi hata vermiş mi?
- Dosyalar eksiksiz mi?
- Yedek içerisindeki dosyalara erişilebiliyor mu?
- Kullanılan disk sağlıklı mı?
gibi noktaları kontrol ediyoruz.
Çünkü en kötü senaryo, bilgisayar bozulduktan sonra yedeğinizin de çalışmadığını fark etmektir.
“Serverımız Var, Zaten Yedek Alıyordur” Yanılgısı
Bu konuda yaşadığımız oldukça ilginç bir örnek var.
Bizden önce bir firmaya server sistemi kurulmuştu. Firma bize ulaştığında server hâlâ çalışıyordu. İlk bakışta her şey normal görünüyordu. Ancak sistemi incelediğimizde işletmenin yıllar içerisinde neredeyse tamamen laptop bilgisayarlara geçtiğini gördük. Bilgisayarların hiçbiri server’a bağlı değildi.Çalışan masaüstü bilgisayar bile server üzerinden çalışmıyordu. Tüm sistemler modem ve switch’ler üzerinden internete çıkıyordu.
Yani işletmede server vardı ama server’ı kullanan yoktu.
Müşterimize durumu anlattığımızda aldığımız cevap oldukça dikkat çekiciydi:
“Biz server yedek alıyordur sanıyorduk.”
Server sistemi yıllar içerisinde bakımsız kalmıştı ve adeta yalnızca çalışan eski bir bilgisayar gibi duruyordu. Üstelik içerisinde hâlâ Windows XP bulunuyordu. Bu durumda server’ın fiziksel olarak çalışıyor olması hiçbir anlam ifade etmiyordu.
Müşterimiz için yeni bir server hazırladık. Bilgisayarları bu server sistemine bağladık ve yedeklenmesini istedikleri bilgisayarlar için server üzerinde yedekleme takvimleri oluşturduk.
Böylece sistem yalnızca “server var” durumundan çıkarılarak gerçek bir merkezi yedekleme sistemine dönüştürüldü. Bu olay bize önemli bir şeyi tekrar gösterdi:
Yedekleme sistemi kurmak kadar, o sistemin gerçekten kullanıldığını ve çalıştığını kontrol etmek de önemlidir.
Virüs ve Zararlı Yazılımlara Karşı Yedekleme
Bilgisayarlar her gün kullanıcılar tarafından kullanılan ve internete bağlanan sistemlerdir. Bu nedenle virüs, Trojan, ransomware ve benzeri zararlı yazılımlarla karşılaşma ihtimalleri vardır. Özellikle ransomware saldırılarında bilgisayardaki dosyaların kullanılamaz hale gelmesi işletmeler için ciddi sonuçlar doğurabilir.
Güncel ve kontrollü bir yedekleme sistemi ise böyle bir durumda işletmenin verilerine tekrar ulaşabilmesi açısından önemli bir güvenlik katmanı oluşturur. Burada NAS veya server sistemlerinin de tamamen risksiz olmadığını belirtmek gerekir. Her sistem doğru yapılandırılmalı, erişimleri kontrol edilmeli ve yedekleme planı düzenli olarak denetlenmelidir.
Ama otomatik çalışan, kullanıcı bilgisayarlarından ayrı ve kontrollü bir yedekleme altyapısı, yalnızca çalışanların manuel olarak aldığı yedeklere göre çok daha güvenilir bir yapı oluşturabilir.
Her İşletmenin Yedeklemeye İhtiyacı Var mı?
Burada da işletmenin çalışma şekline bakmak gerekiyor. Bazı firmalarda bilgisayarlar üzerinde neredeyse hiç veri tutulmuyor. Örneğin tüm çalışmalarını internet üzerindeki özel bir platform üzerinden yapan ve bilgisayarlarında önemli dosyalar saklamayan işletmelerde klasik dosya yedekleme çözümünün faydası daha sınırlı olabilir. Bu tür müşterilerimizde daha çok bilgisayarların bakımına ve sistemlerin sorunsuz çalışmasına odaklanıyoruz.
Yani:
Her işletmeye aynı yedekleme sistemini önermiyoruz.
Önce işletmenin verilerini, çalışma şeklini ve kullandığı sistemleri değerlendiriyoruz.
Yedekleme Ne Sıklıkta Yapılmalı?
Bunun da işletmeden işletmeye değişmesi gerekiyor. Eğer bir işletmede her gün yüzlerce yeni dosya oluşturuluyor veya mevcut dosyalar sürekli değiştiriliyorsa, aylık yedekleme yeterli olmayacaktır.
Böyle işletmelerde günlük veya daha sık otomatik yedekleme gerekebilir. Daha az veri değişikliği bulunan küçük işletmelerde ise aylık düzenli yedekleme başlangıç için yeterli olabilir.
PCM Bilişim olarak minimum ayda bir kontrol ve yedekleme yaklaşımını öneriyoruz. Ancak veri miktarı ve iş akışı arttıkça yedekleme sıklığının da artırılması gerektiğini özellikle belirtiyoruz.
İşletmeler İçin Minimum Güvenli Yedekleme Sistemi
Küçük veya orta ölçekli bir işletme için minimum güvenli bir yapı oluştururken şu noktaları dikkate almak gerekir:
1. Önemli verileri belirleyin
Hangi klasörlerin ve dosyaların işletme açısından kritik olduğunu belirleyin.
2. Düzenli yedekleme planı oluşturun
Yedeklemeyi çalışanların hatırlamasına bırakmak yerine mümkünse otomatik hale getirin.
3. Yedekleme ortamını kontrol edin
Kullandığınız HDD, SSD, NAS veya server sisteminin sağlık durumunu takip edin.
4. Yedeklerin gerçekten kullanılabilir olduğunu test edin
Sadece yedek dosyasının oluşmuş olması yeterli değildir. Gerektiğinde dosyaların geri getirilebildiğinden emin olun.
5. Yedekleri güvenli şekilde saklayın
Ana bilgisayarla aynı ortamda duran tek bir yedeğe güvenmek yerine işletmenin risklerine göre farklı saklama yöntemleri değerlendirin.
6. Yedekleme sistemini düzenli kontrol edin
Bir sistem kurulduktan sonra yıllarca kontrol edilmeden bırakılmamalıdır.
Sonuç: Verilerinizi Kaybetmeden Önce Yedekleyin
Bir bilgisayar bozulduğunda yeni bir bilgisayar satın almak mümkündür. Bir disk bozulduğunda yeni bir disk satın almak mümkündür.
Ancak kaybolan verilerin aynısını yeniden oluşturmak her zaman mümkün değildir.
Bir grafiker için yıllarca hazırladığı çalışmalar, bir muhasebeci için şirket kayıtları, bir kimya firması için formüller veya bir işletme için müşteri listeleri yalnızca bilgisayar içerisindeki dosyalardan ibaret değildir.
Bunlar işletmenin geçmişi, çalışma düzeni ve çoğu zaman doğrudan ticari değeridir.
Bu nedenle işletmelerde yedekleme bir “ekstra” değil, iş sürekliliğinin önemli parçalarından biridir.
PCM Bilişim olarak işletmelerin ihtiyaçlarına göre harici disk, NAS, server ve bulut tabanlı farklı yedekleme çözümleri sunuyor; düzenli bakım anlaşmaları kapsamında yedekleme sistemlerinin kontrolünü de gerçekleştiriyoruz.
İşletmenizdeki verilerin ne kadarının yedeklendiğinden veya mevcut yedeklerinizin gerçekten çalışıp çalışmadığından emin değilseniz, sorun yaşamadan önce profesyonel bir kontrol yaptırmanızı öneriyoruz.
PCM Bilişim — Bilgisayar Satış • Teknik Servis • Bakım • Onarım
Büyükçekmece / Beylikdüzü
0545 216 30 16